AMBIVIO BENUTZERHANDBUCH (Personal)

KI-gestützte Dokumentation für medizinisches Personal

1. Über Ambivio

Ambivio ist ein KI-gestütztes Ambient Voice System für medizinisches Personal. Die App unterstützt Ärzte und Assistenzpersonal bei der effizienten medizinischen Dokumentation durch:

• Automatische Transkription von Patientengesprächen

• Intelligente Extraktion medizinischer Daten

• Automatisierte Erstellung von Arztbriefen

• Digitale und papierbasierte Fragebogenverarbeitung

2. Erste Schritte

2.1 App öffnen und anmelden

1. App öffnen

2. Mit Ihren Zugangsdaten anmelden

3. Sie gelangen zur Hauptansicht

3. Patientenverwaltung

3.1 Neuen Fall anlegen

Schritt-für-Schritt:

1. Patientenliste öffnen & Fall hinzufügen

   • Links auf das Drei-Strichen-Menü (☰) klicken

   • Patientenliste öffnet sich

   • Unten auf "Fall hinzufügen" klicken

2. Patientendaten eingeben

   • Description: Kurze Beschreibung des Falls (z.B. Grund des Besuchs in einem Wort)

   • Typ: Ambulant oder Stationär auswählen

   • Suchleiste: Vorname, Nachname und Geburtsdatum eingeben (Format egal, intelligente Erkennung)

   • Auf “Neuen Patienten erstellen" klicken

   • Die Felder werden automatisch ausgefüllt

3. Daten kontrollieren

   • Falls Vor-/Nachname vertauscht: Über den kleinen Pfeil (↔) schnell wechseln

   • Geschlecht auswählen

   • Daten kurz kontrollieren

   • "Fall anlegen" klicken

✅ Ergebnis: Patientenmaske öffnet sich

4. Fragebogenmanagement

Es gibt drei Optionen zum Ausfüllen von Fragebögen:

Option 1: Digitaler Fragebogen (empfohlen) 👉 ❓

Ideal für: Patientenaufnahme, wenn Patient selbstständig ausfüllen kann

Vorgehensweise:

1. Fragebogen freigeben

   • Oben rechts in der Patientenansicht auf "Mehr" klicken

   • "Mit dem Patienten teilen" auswählen

   • "Document hinzufügen" klicken

   • Fragebogen mit ❓-Emoji (Patientenfragebogen) auswählen

   • Unter "Patienten-Fragebogen" zu finden

2. Zugriffsdauer festlegen

   • Zeitraum auswählen, wie lange der Patient Zugriff hat

3. Link/QR-Code teilen

   • Es erscheint ein QR-Code und ein Link

   • Vor dem Aufenthalt: Link per E-Mail/SMS zusenden

   • Während des Aufenthalts: QR-Code zum Scannen zeigen oder Link manuell eingeben lassen

   • QR-Code kann auch ausgedruckt werden

4. Patient füllt aus

   • Patient gibt Daten selbst ein

   • Patient schließt ab und unterschreibt digital

   • Daten erscheinen automatisch in der Patientenansicht

⚠️ Häufige Fehler:

• QR-Code wird nicht erkannt: Smartphone-Kamera mit Tuch reinigen

• Link nicht gültig: Kameraglas reinigen, oft liegt es an verschmutzter Kamera

Option 2: Papier-Fragebogen scannen 👉 👀-Emoji

Ideal für: Wenn Patient digitalen Fragebogen nicht ausfüllen kann

Vorgehensweise:

1. Papierversion nutzen

   • Füge das Dokument "🖨️ Patientenfragebogen" hinzu.

   • Drücke oben rechts auf "Mehr" und dann "Exportieren als PDF"

   • Drucke das Dokument

   • Patient füllt Papierversion aus

   ⚠️ Wichtig: Bitte unsere Formularversion verwenden (bessere OCR-Lesbarkeit)

2. Scannen

   • Über Scanner-Funktion (siehe Kapitel 6) scannen und hochladen

   • Automatisch wird ein Fragebogen mit 👀-Emoji (Äugchen) erstellt

   • Äugchen bedeuten: OCR-gescanntes Dokument

3. Kontrollieren

   • Extrahierte Daten prüfen (siehe Kapitel 6.3)

   • Besonders wichtig: ESS-Score kontrollieren und ggf. nachtragen

   • Bei Ressourcen: Mit Patient noch einmal durchgehen und digital ergänzen

   • Fehlende Werte ergänzen

   • Alle Werte bestätigen

Option 3: Mündlich mit Patientengespräch

Ideal für: Gemeinsames Durchgehen des Fragebogens mit dem Patienten

Vorgehensweise:

1. Patientengespräch starten

   • Unten in der Leiste "Patientengespräch" wählen

   • Mikrofon-Zugriff erlauben

   • "Starten" drücken

2. Fragebogen durchgehen

   • Fenster minimieren (Aufnahme läuft unten rechts weiter)

   • Fragebogen Frage für Frage mit Patient durchgehen

   • Parallel können Felder angeklickt und ausgefüllt werden

3. Speichern

   • Oben rechts "Speichern" klicken

   • Gespräch wird im aufklappbaren Fenster unten angezeigt

4. Dokument generieren

   • Gespräch auswählen

   • "Dokument erstellen" wählen

   • Mit diesem Kontext wird Dokument generiert

(Details zur Patientengespräch-Funktion siehe Kapitel 5)

5. Patientengespräch-Funktion (Ambient Voice)

5.1 Funktionsweise

Die Patientengespräch-Funktion nutzt Ambient Voice Technology, um Arzt-Patienten-Gespräche automatisch zu transkribieren und medizinische Informationen zu extrahieren.

5.2 Gespräch aufnehmen

1. Starten

   • Unten in der Leiste "Patientengespräch" klicken

   • Mikrofon-Zugriff erlauben

   • "Starten" drücken

2. Während der Aufnahme

   • Fenster kann minimiert werden

   • Aufnahme läuft unten rechts weiter

   • Wichtig: Während des Sprechens wird nichts angezeigt

   • Transkription erfolgt erst nach Beendigung

3. Gespräch beenden

   • Aufnahme stoppen

   • Gespräch erscheint im aufklappbaren Fenster unten

5.3 Dokumente mit Gesprächskontext erstellen

1. Dokument auswählen

   • "Dokument erstellen" klicken

   • Gewünschtes Dokument auswählen (z.B. Fragebogen, Arztbrief-Abschnitt)

2. Gespräch als Kontext nutzen

   • Gespeichertes Gespräch aus der Liste unten auswählen.

   • Klicke auf "Dokument generieren"

   • KI füllt Dokument automatisch aus

6. Scan-Funktion

6.1 Dokumente scannen

Wann nutzen:

• Medikamentenpläne

• Vorherige Arztbriefe

• Interne letzte Arztbriefe

• Befunde

• Andere medizinische Dokumente

Scan-Symbol: Viereck mit vier Ecken in der unteren Leiste ([ ])

6.2 Scan-Vorgang

1. Scan-Fenster öffnen

   • Auf Scan-Symbol klicken (unten in der Leiste, überall verfügbar)

2. Scanbereich anpassen

   • Vier Ecken sind anpassbar

   • Dokument im Rahmen positionieren

3. Fast-Mode (optional)

   • Rechts in den Einstellungen aktivierbar

   • Vorteil: Spart Zeit bei fest installierten Kameras

   • Ecken bleiben fix

   • Tipp: Auch kleinere Befunde werden erkannt, müssen nicht exakt passen

4. Scannen

   • Mittleren Knopf drücken zum Scannen

   • Über Pfeile bestätigen

   • Best Practice: Alle Seiten eines Dokuments nacheinander scannen

   • Über blaues Häkchen ✓ bestätigen

   • "Save and Close" / "Speichern und Schließen" drücken

5. Weitere Dokumente

   • Erneut auf Scan-Knopf drücken

   • Prozess wiederholen für weitere Dokumente

6.3 Dateien hochladen (Alternative)

Über Büroklammer-Symbol (📎):

• Dateien aus Archiv hochladen, auch mehrere gleichzeitig

• Unterstützte Formate: PDF, Word, JPEG, PNG und weitere

• Alle gängigen Archivformate werden unterstützt

6.4 Gescannte Dokumente kontrollieren

⚠️ Sehr wichtig für Datenqualität!

1. Dokumentinformationen prüfen

   • Auf i-Symbol (ℹ️) beim gescannten Dokument klicken

   • Name: Dokumenttitel prüfen und ggf. korrigieren

   • Datum: Dokumentdatum prüfen und ggf. korrigieren

   • Warum wichtig? Datum bestimmt chronologische Sortierung der Inhalte

2. Extrahierte Werte prüfen

   • Rechte Seite zeigt Zusammenfassung und extrahierte Werte

   • Grün hinterlegte Felder = KI-extrahiert

   • Jedes Feld einzeln prüfen

3. Werte bestätigen

   • Option A: Einzeln bestätigen (grüne Häkchen bei jedem Wert)

   • Option B: "Confirm All" / "Alle bestätigen" über Mehr-Menü (⋮)

4. Spezielle Kontrollen

   • Bei Polysomnographie: Schnarchen ist subjektives Element → manuell ergänzen

   • Bei Patientenfragebogen: ESS-Score auf korrekte Berechnung prüfen

   • ⚠️ Häufige Fallstricke!

6.5 Falsches OCR-Template korrigieren

Problem: System erkennt falschen Dokumenttyp (z.B. Arztbrief als Polysomnographie)

Lösung:

1. Rechts auf vertikale Leiste mit drei Punkten (⋮) klicken

2. "OCR-Template ändern" auswählen

3. Korrekten Dokumenttyp auswählen

4. Neue Werte erscheinen auf der rechten Seite

5. Erneut kontrollieren und bestätigen

7. Dashboard und Arztbrief-Erstellung

7.1 Dashboard öffnen

1. "Dashboard Schlaf" drücken

2. Alle bis dato gesammelten Daten werden zusammengeführt:

   • Patientendaten

   • Fragebogen-Ergebnisse

   • Gescannte Dokumente

   • Gesprächstranskripte

   • Extrahierte Werte

7.2 Finalen Arztbrief generieren

1. Generieren

   • "Dokument generieren" klicken

   • "Arztbrief Schlaflabor" auswählen

   • Fertiger Arztbrief wird automatisch erstellt

2. Kontrollieren und bearbeiten

   • Arztbrief überlesen

   • Korrigieren falls nötig

   • Elemente aus Listen hinzufügen/entfernen

   • Tipp: Auf jeder Liste können Elemente hinzugefügt oder entfernt werden

   • Doppelungen eliminieren

3. Exportieren

   • Rechts auf "Exportieren" klicken

   • "Als Word" / "Als Word-Datei" auswählen

   • Fertig formatierte Version wird erstellt

   • Bereit zum Kopieren in iMedOne oder anderes KIS

8. Wichtige Hinweise und Best Practices

8.1 Administrative Nutzung (Kapitel 1-7)

Die Kapitel 1-7 beschreiben den administrativen Workflow:

• Patientenanlage

• Fragebogenverwaltung

• Dokumenten-Scan

• Erstkontakt

• Vorbereitung für ärztliche Dokumentation

8.2 Effizienz-Tipps

✅ Digital first: Digitaler Fragebogen spart Zeit bei der Aufnahme

✅ Papier als Backup: Bei technischen Problemen oder wenn Patient nicht kann

✅ Kontrollieren: Immer OCR-Ergebnisse und ESS-Score prüfen

✅ Fast-Mode: Bei fester Kamera-Installation Zeit sparen

8.3 Häufige Fehler vermeiden

❌ Falsches OCR-Template nicht korrigieren

❌ ESS-Score nicht nachrechnen

❌ Dokumentdatum nicht prüfen (führt zu falscher Sortierung)

❌ QR-Code-Probleme → Kamera reinigen

❌ Falsche Formularversion verwenden (nicht OCR-optimiert)

8.4 Qualitätskontrolle

Prüfpunkte vor Arztbrief-Generierung:

• [ ] Alle Patientendaten vollständig

• [ ] Fragebögen ausgefüllt und bestätigt

• [ ] ESS-Score korrekt

• [ ] Alle Scans hochgeladen und kontrolliert

• [ ] OCR-Werte bestätigt

• [ ] Dokumentdaten korrekt

• [ ] Gespräche aufgenommen und zugeordnet

9. Support und Fehlerbehebung

Häufige Probleme

QR-Code wird nicht erkannt: → Smartphone-Kamera mit Tuch reinigen

Link nicht gültig: → Erneut generieren, Kamera reinigen

Falsche OCR-Erkennung: → OCR-Template ändern über ⋮-Menü

Dokumente nicht chronologisch: → Dokumentdatum über i-Symbol korrigieren

ESS-Score falsch: → Manuell nachrechnen und korrigieren

Werte nicht extrahiert: → Scan-Qualität prüfen, ggf. erneut scannen mit besserer Beleuchtung

Version: 1.0
Stand: Oktober 2025
Zielgruppe: Medizinisches Assistenzpersonal